Organizacja zawodów biegowych – o czym należy pamiętać?
Zawody biegowe to zawsze duże wyzwanie organizacyjne. Niezależnie od tego czy chodzi o małą imprezę w wymiarze rekreacyjnym czy też duży event dla osób rywalizujących na poziomie zawodowym kilka elementów tworzy wspólny mianownik – to fundament tego, by biegowa impreza odbyła się bez niespodzianek.
Natłok zadań, jakie przysparza organizacja zawodów biegowych może sprawić, że łatwo o błąd, pomyłkę, zignorowanie jednego z najważniejszych elementów dla powodzenia imprezy. W przypadku dużych zawodów za detale odpowiadają często wyspecjalizowane podmioty; przy imprezach amatorskich, szkolnych czy o charakterze rekreacyjnym to zwykle kilka osób często bez szerszego doświadczenia w tym zakresie. Na co należy wtedy zwrócić szczególną uwagę?
Finansowanie – czy aby na wszystko są pieniądze?
Emocje, radość i satysfakcja biegaczy to tylko jedna strona medalu. Drugą są opłaty – zebranie budżetu na organizację zawodów biegowych. Nie ma tu miejsca na spontaniczność, brak odpowiedniej finansowej analizy czy wiarę w to, że wszystko uda się zrobić własnymi siłami. Odpowiednie rozplanowanie wydatków oraz starannie rozpisany budżet to podstawa dla prawidłowej organizacji imprezy sportowej. W przypadku zawodów bardziej profesjonalnych koszt pokrywany jest – przynajmniej częściowo – z opłat uczestników. Tzw. wpisowe nie obowiązuje zazwyczaj np. przy zawodach rekreacyjnych dla dzieci. Warto sięgnąć więc po wsparcie od sponsorów czy miejskie dotacje lub inną formę sfinansowania zawodów. Wszystko to powinno zostać sfinalizowane jeszcze na długo przed organizacją zawodów.
A co należy uwzględnić w kosztach imprezy biegowej? Jeśli spojrzeć na to od strony zawodów profesjonalnych, zaliczyć trzeba m.in.:
- opiekę medyczną,
- zaplanowanie i oznaczenie trasy,
- sprzęt nagłaśniający na starcie i mecie,
- przygotowanie szatni czy depozytów dla uczestników,
- punkty do odświeżenia oraz toalety,
- służby porządkowe,
- biuro zawodów – obsługa techniczna.
Zestawienie jest spore i powiększa się wraz z rosnącym znaczeniem zawodów.
Formalności: od trasy biegu po ewentualne służby
Organizacja zawodów biegowych jest tym trudniejsza, im bardziej zaawansowaną formę przyjmuje rywalizacja. O ile szkolna impreza, w której na bieżni ścigają się dzieci nie powinna wzbudzić problemów, tak impreza szersza – np. o charakterze osiedlowym czy miejskim – już tak. Ważna jest tu sama trasa: jeśli biegi odbywają się na terenie zamkniętym – np. w szkole – to zawody o bezpiecznym charakterze. Jeśli jednak szlak biegaczy wytyczony ma zostać np. uliczkami osiedlowymi niezbędne są zgłoszenia do służb – np. policji czy miejskiego organu zajmującego się drogami. Formalności nie można ignorować – organizacja zawodów biegowych musi obejmować zarówno zabezpieczenie lekarskie jak i logistyczne.
Nagrody i wyróżnienia dla uczestników
Można oczywiście podkreślać, że rywalizacja toczy się dla satysfakcji, a sport to zdrowie – jednak materialne nagrody zawsze stanowią kluczowy element zawodów biegowych. Nawet przeciętne – względem np. zawodów zachodnioeuropejskich – kwoty pomagają w ściągnięciu na linię startów uczestników zagranicznych. Można tu przyjąć zasadę: im wyższa pula nagród, tym większe zainteresowanie najbardziej zaawansowanych specjalistów.
Czy jednak nagrody i wyróżnienia muszą ograniczać się wyłącznie do pieniędzy? Zawody biegowe to coraz bardziej moda, sposób na życie, droga do przełamywania własnych słabości – wszystko to symbolizują pamiątki. Stanowią później ważny element wystroju domowych okolic kominka czy też stają się leitmotivem sesji zdjęciowych prezentowanych w mediach społecznościowych. Stąd ważne, by medale biegowe czy medale sportowe były ciekawe, niebanalne, oryginalne. Nie muszą się one ograniczać wyłącznie do tradycyjnych krążków utrzymanych w kolorystyce metalicznej. Firmy wytwarzające medale na zawody biegowe zapewniają tak rozległą różnorodność formatów, że pamiątką może być wszelki kształt, ujęcie trójwymiarowe czy krążek o oryginalnej kolorystyce – np. w barwach sponsora zawodów. Medale sportowe mają tu jedną granicę – jest nią wyobraźnia twórców, projektantów oraz osób odpowiedzialnych za organizację zawodów.
Nie dotyczy to zresztą samych medali. Ciekawym elementem promocji zawodów – a patrząc na nie biznesowo: również marketingu sponsorskiego – są statuetki sportowe. Technologia realizacji umożliwia szeroką gamę kształtów, form czy specjalnych rozwiązań. W efekcie – podobnie jak w przypadku medali – statuetki sportowe doskonale posłużyć mogą do ekspozycji symboli regionu czy logotypu sponsora.
Pomiary czasu uczestników
Weryfikacja osiągnięć uczestników to jeden z najważniejszych elementów listy dla organizatora zawodów biegowych. Jednak uwaga: pomiary czasu uczestników biegu nie mogą ograniczać się do spisywania danych ze stopera. Profesjonalne biegi – a większość imprez w Polsce do takich aspiruje – wymagają bardziej zaawansowanej technologii. Maraton, symboliczny bieg św. Mikołajów, rekreacyjne zawody – niezależnie od typu imprezy, organizatorzy coraz częściej sięgają po zawodowy sprzęt do pomiaru wyników. To bramki reagujące na przekroczenie mety, okresowe analizy danych czy specjalistyczne fotokomórki. Ważne, by nie zostawiać kwestii pomiarów na ostatnią chwilę. Firmy zajmujące się wynajmem sprzętu na imprezy biegowe mają zazwyczaj napięte terminy i warto ustalać wszystko z dużym wyprzedzeniem.
Obsługa PR i aktywność marketingowa
Im ważniejsza jest renoma biegu, tym bardziej należy zadbać o odpowiednią ekspozycję biegu. Jego organizacja w dużej mierze musi opierać się na promocji imprezy. To ważne w dwójnasób: z jednej strony ze względu na np. zobowiązania wobec sponsorów finansujących zawody. Z drugiej – trudno wyobrazić sobie organizację rywalizacji dla biegaczy bez wcześniejszej budowy zainteresowania. Nie dotyczy to wyłącznie samych kanałów marketingu tradycyjnego; musi uwzględniać również działalność e-marketingową, aktywności social media czy PR i e-PR. Warto pamiętać, że masowość biegu – ściągnięcie ponadprzeciętnej liczby uczestników i wyższy wpływ z opłat startowych – przekłada się na ciekawsze nagrody, większą popularność zawodów i jego ogólny rozwój. Marketing nie jest więc obszarem, który można zignorować lub traktować drugoplanowo.
MCC Medale – nagrody sportowe na zamówienie
Jeżeli organizujesz zawody biegowe i poszukujesz producenta medali lub innych nagród sportowych dla uczestników skontaktuj się z nami. Jesteśmy firmą o ugruntowanej pozycji, każdego roku realizujemy tysiące projektów dla klientów z Polski i spoza niej. Współpracujemy z czołowymi organizatorami zawodów sportowych, w tym m. in. z Polskim Związkiem Lekkiej Atletyki, Polskim Związkiem Kajakowym oraz Polskim Związkiem Łyżwiarstwa Szybkiego. Pomożemy Ci wybrać najlepsze rozwiązania dostosowane do Twojego wydarzenia oraz przygotujemy projekt, który zachwyci uczestników. Kliknij przycisk poniżej i skontaktuj się z nami:
- Zrównoważony rozwój i ekologia w organizacji biegów - 26 marca 2024
- Jak przyciągnąć sponsorów do Twojego biegu? - 26 marca 2024
- Marketing i promocja imprez biegowych: strategie, które działają - 26 marca 2024