Jak zorganizować bieg uliczny? Podstawy dobrej organizacji
Z perspektywy zawodnika bieg jest niesamowitym przeżyciem, zwykle bardzo pozytywnym. Jest to gotowy i fantastyczny produkt, który sprawia biegaczowi wiele radości, czasami pozwalający wręcz na euforyczne przeżycia. To co widzą biegacze przychodzący po pakiety startowe to tylko mały fragment karkołomnego przedsięwzięcia, przed którym stają wszyscy organizatorzy pragnący stworzyć bieg na najwyższym poziomie.
To nie tylko perfekcyjna oprawa widziana z linii startu i kubek z wodą na trasie. Organizacja całej imprezy biegowej jest czymś znacznie bardziej skomplikowanym i zajmującym. Jak zorganizować bieg uliczny? Oto rzeczy, o których trzeba dobrze pomyśleć jeszcze na długo przed strzałem startera.
Trasa biegowa
Przygotowanie trasy biegowej jest podstawowym etapem organizacji biegu ulicznego. Im bardziej skomplikowana trasa w większym stopniu przebiegająca przez tereny miejskie, tym większe wyzwania formalne staną przed nami w Urzędzie Miasta. Musimy liczyć się z ewentualnymi obostrzeniami ze strony urzędników, a także kosztami. Dodatkowe koszty czekają nas również w przypadku, kiedy chcemy, aby nasza trasa była atestowana.
Dogodny termin startu biegu
Termin startu naszego biegu oczywiście nie może być zbieżny z datą startu podobnych imprez o znacznie większej renomie w naszej okolicy. Byłby to oczywisty strzał w kolano z naszej strony. Musimy postawić na termin dogodny dla uczestników, a także ustalić go w taki sposób, aby nie kolidował z innymi ważnymi wydarzeniami sportowymi czy też kulturalnymi, które mogą stanowić konkurencję dla naszego biegu.
Sprawy formalne i urzędowe
Pamiętajmy, że w zależności od liczby uczestników naszego biegu, będziemy musieli zorganizować odpowiednią pomoc medyczną oraz zabezpieczenia trasy. Za tego rodzaju pomoc w większości przypadków będziemy musieli zapłacić.
W zależności od tego jak długa jest trasa naszego biegu oraz w jaki sposób ona przebiega będziemy również musieli zamówić i często samodzielnie przetransportować elementy zabezpieczające takie jak chociażby barierki. Dla Urzędu Miasta będziemy również musieli przygotować pełen plan przebiegu naszej imprezy wraz ze wszelkimi szczegółami. W niektórych przypadkach zdarzyć się może, że plan taki będzie musiał być zmodyfikowany z polecenia urzędników.
Koszty oraz stopień skomplikowania będą ostatecznie zależne od tego, w jakim mieście organizujemy naszą wydarzenie. Urzędnicy i politycy w zależności od miasta bardzo różnie (choć zazwyczaj pozytywnie) podchodzą do kwestii organizacji biegów masowych. Faktem jest jednak, że żaden bieg uliczny nie ma prawa odbyć się bez odpowiednich zezwoleń ze strony miasta. Należy pamiętać, że o przychylność urzędników będziemy musieli odpowiednio wcześniej zadbać.
Media i komunikacja z zawodnikami
Na długo przed planowaną datą startu biegu powinniśmy prowadzić już działania reklamowe. Komunikacja z potencjalnie zainteresowanymi oraz zarejestrowanymi już uczestnikami biegu powinna być płynna i ciągła. Zwłaszcza w przypadku, kiedy nasz bieg nie ma jeszcze określonej renomy i dopiero rozpoczynamy swoją przygodę z organizacją tego rodzaju imprez, musimy dynamicznie działać w kwestii reklamy, aby przyciągnąć i zachęcić biegaczy do uczestnictwa w naszej imprezie.
Organizacja dnia zawodów
W dniu zawodów perfekcyjnie działać musi zorganizowane przez nas biuro zawodów. Oznacza to, że często już na kilka dni przed biegiem sztab ludzi rozpoczyna bardzo ciężką pracę przy pakowaniu pakietów startowych oraz ich sortowaniu. To właśnie od jakości działania biura zawodów bardzo często zależy to, w jaki sposób nasz bieg zostanie odebrany przez samych biegaczy.
Oczywiście musimy zapewnić również odpowiednie nagłośnienie w miejscu startu i mety, a także perfekcyjne zabezpieczenie medyczne zarówno w tych miejscach, jak i na samej trasie biegu. Nie możemy zapominać również o bardziej prozaicznych rzeczach takich jak toalety zlokalizowane w pobliżu miejsca startu. Od strony ludzkiej również bardzo ważne będzie zapewnienie odpowiedniej osoby, która zagrzeje kibiców do dopingowania sportowców.
Wolontariusze i obsługa na trasie
To właśnie zapewnienie odpowiednio dużej i przeszkolonej grupy ludzi do obsługi biegu stanowi największy problem dla bardzo wielu organizatorów. W tym przypadku bardzo pomocne będą uzyskane wcześniej znajomości. Im głębiej jesteśmy środowisku biegowym, tym łatwiej będzie nam znaleźć odpowiednio dużą grupę osób, która przy pełnym zaangażowaniu zagwarantuje nam odpowiednią organizację naszego biegu. Oczywiście przeszkolenie wszystkich wolontariuszy i osób, które będą pomagać nam w organizacji, to również mnóstwo czasu, który musimy poświęcić na wiele przed planowanym startem zawodów. Wolontariusze zwykle stanowią niewielką część całej załogi organizatorów biegu. Nastawiajmy się zatem również na konieczność poniesienia kosztów zatrudnienia ludzi do obsługi.
Posiłki dla zawodników
Dla wielu uczestników zawodów biegowych rzecz równie ważna, jak piękne medale. Dobry posiłek regeneracyjny podany na mecie będzie przyczynkiem do nawiązywania nowych znajomości, ale przede wszystkim pozwoli na szybsze zregenerowanie się po dużym wysiłku, który właśnie przeżył organizm sportowca. Zadbajmy o różnorodność posiłków i postarajmy się aby były one maksymalnie pełnowartościowe. W dobrym zwyczaju wśród organizatorów największych biegów jest również przygotowywanie specjalnej oferty wegetariańskiej, z której rokrocznie korzysta coraz to więcej biegaczy. Dużo, smacznie, zdrowo – tego właśnie oczekują od nas uczestnicy naszych zawodów sportowych. Aby zminimalizować koszty obsługi w tej kwestii, możemy spróbować nawiązać współpracę sponsorską z firmą cateringową.
Nagrody dla uczestników – medale i statuetki sportowe
Wśród nagród nie może zabraknąć tego co dla wielu biegaczy jest celem. Medale biegowe i statuetki sportowe to obiekt marzeń wielu z nich. Nie zapomnijmy zatem o przygotowaniu pięknych, oryginalnych medali z możliwością ich personalizacji poprzez grawerowanie. Pamiętajmy również, by w przypadku większych imprez pojawiły się gratyfikacje finansowe dla najlepszych. Warto również w przypadku nawiązania współpracy z solidnymi partnerami zabiegać o to, by w pakietach startowych znajdowały się przedmioty, które również wzbudzą wiele pozytywnych emocji wśród uczestników.
Podsumowanie – czy warto organizować biegi uliczne?
Organizacja imprezy biegowej jest niemałym przedsięwzięciem, które generuje dość spore koszty. W wielu przypadkach wstępne ich oszacowanie nijak ma się do faktycznie poniesionych nakładów organizacyjnych. Wymienione powyżej kwestie organizacyjne to tylko wierzchołek góry lodowej.
Suma kosztów i czasu, które musimy poświęcić na organizację tego rodzaju wydarzeń są gigantyczne i zaskakują bardzo często nawet doświadczonych organizatorów. Nie istnieje jednoznaczna odpowiedź na to jak wiele kosztuje bieg oraz o ile wcześniej należy zacząć go przygotowywać. Wszystko zależne jest od bardzo wielu czynników takich jak: nasze możliwości finansowe, miasto w którym planujemy zorganizować wydarzenie, jak wiele posiadamy znajomości w środowisku biegowym, a także to jak wielu będziemy w stanie przyciągnąć sponsorów. Czy zatem warto?
Oczywiście, że tak. Medale sportowe na szyjach uczestników, ich uśmiechy, a także nasza satysfakcja ze zorganizowania imprezy, która promuje ruch i zdrowy styl życia są bezcenne.
Więcej z bloga:
- Zrównoważony rozwój i ekologia w organizacji biegów - 26 marca 2024
- Jak przyciągnąć sponsorów do Twojego biegu? - 26 marca 2024
- Marketing i promocja imprez biegowych: strategie, które działają - 26 marca 2024